『人事労務戦略』構築専門のコンサルタント 株式会社サムライズ

No.40話:突然、人事担当者がいなくなっても実務が機能する仕組みができていますか。

従業員が30人程度を超えてくると給与計算や社会保険の取得、喪失手続きを専任するスタッフを設置するようになります。経営者から人事実務が「手離れ」できるほど、事業規模が拡大したとも言えます。さらに従業員の増加に伴い、人事スタッフも1人から2人、3人と増員し、実務は完全に彼らに任せきりになります。こうなれば経営者は事業に益々専念でき会社組織が整備されていきます。

このように会社が順風満帆のときに起こるのが、突然、人事担当者がいなくなることです。親の介護、女性担当者の妊娠、あるいは病気など背景は様々ですが、少ない人員で運営している人事部門であれば1人でも抜けると、たちまち人事実務に大きな支障が出てしまいます。

どのような部署においても、欠員による業務の停滞は避けなければなりませんが、とりわけ人事実務は従業員の賃金や社会保険手続きといった生活に大きな影響を及ぼしますから、遅延や間違いがあってはならない業務です。従って、常日頃から「急な欠員」というリスクを想定した対応策を考えておかなければなりません。

一部の企業ではリスクマネジメントの観点から、賃金計算や社会保険手続きを税理士や社会保険労務士に委託しているところもあります。確かに、このような「アウトソーシング」という方法もありかと思いますが、昨今の「個人情報管理の厳格化」を考えると個人情報と密接に関わる賃金計算や社会保険手続きなどは、自社で「内製化」する方が好ましいと思います。

では、突然の人事担当者の欠員にはどのように対応するのが良いでしょうか。一つ目のご提案ですが、会計や経理など人事に関連する部署のスタッフがいつでも人事実務を代行できるように、人事実務をマニュアル化することです。特に遅延が許されない、賃金計算や健康保険証の交付手続きは日頃から訓練をしておくことです。

二つ目は不測の事態が生じた時のみに顧問の税理士や社会保険労務士に、賃金計算や社会保険手続きを支援してもらえるように契約内容を整備しておくことです。彼らはその道の専門家ですから、急な支援の依頼があっても対応できるように、その事態を想定して常日頃から基本的なその会社の情報を収集しているはずです。ですから、安心して支援を求めればよいと思います。もちろん、人事実務を全て依頼する必要はありません。「遅れてはいけない事案。間違ってはいけない事案。」に限定すればよいのですから、思っているほどハードルが高いものではありません。

企業が発展途上にあるときほど「不測の事態」は生じます。大切なことは経営者として、その事を見越して事前に準備をしておくことです。それによって得られる従業員の安心感は必ず会社への「信頼」となって返ってきます。

 

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